工程管理における段取りの重要性とは？改善手順と効率化の方法を徹底解説

製造業の現場において、「段取り八分」という言葉がある通り、事前の準備や手順の良し悪しが仕事の成果の8割を決めると言われています。 しかし、多品種少量生産が加速する現代において、多くの現場管理者が次のような悩みを抱えています。

• 「ベテランと若手で段取り時間に倍以上の差があり、計画通りに進まない」
• 「機械を止めて行う作業（内段取り）が長く、稼働率が上がらない」
• 「日報が紙管理のため、正確な段取り時間が把握できていない」

本記事では、工程管理における「段取り」の基礎知識から、生産性を阻害する要因、そして「内段取り・外段取り」の概念を用いた具体的な改善の5ステップを徹底解説します。

さらに、属人的な努力に頼らず、デジタルツール（システム）を活用して段取り時間を劇的に短縮した成功事例もご紹介します。

工程管理と段取りの基礎知識

まずは言葉の定義を明確にし、なぜ段取り改善が経営課題に直結するのかを整理します。

「生産管理」と「工程管理」の違い

混同されがちですが、生産管理が「生産ライン全体（計画〜出荷）」の原価・納期・品質（QCD）を最適化するのに対し、工程管理は「製造工程そのもの」に焦点を当て、その進捗や品質を管理・効率化することを指します。つまり、工程管理における「段取り」を改善することは、製造現場の実作業時間を増やし、結果として生産管理全体の目標達成（納期遵守・コスト削減）に直結する重要な活動なのです。

「段取り」の2つの種類：内段取りと外段取り

効率的な段取り改善を行うためには、作業を以下の2つに分類して考える必要があります。

• 内段取り（ウチ段取り）：
  ラインや機械を停止させなければ行えない作業です。この時間が長いほど、設備の稼働率は低下します。
• 外段取り（ソト段取り）：
  ラインや機械が稼働している間（外側）に行える準備作業です。

なぜ段取り改善が重要なのか

段取り時間は、付加価値を生まない「非稼働時間」です。 例えば、1日8時間の稼働時間のうち、1時間の段取り替えが4回発生すれば、生産に使える時間は半分になってしまいます。段取り時間を短縮できれば、同じ時間でより多くの製品を作れるようになり、急な計画変更や短納期案件にも柔軟に対応できるようになります。 また、準備不足による手戻りや、焦りによる事故・品質トラブルといったリスクを低減する効果もあります。

現場が抱える「段取り」の課題と原因

多くの企業が改善に取り組んでいますが、思うような成果が出ていないケースも少なくありません。その背景には、製造現場特有の構造的な課題があります。

属人化による「ムリ・ムダ・ムラ」

熟練者は経験に基づいて効率的に動きますが、若手は「次に何をするか」で迷う時間や、必要な治具を探し回る時間といった非稼働時間（ムダ）が生じます。また、手順が標準化されていないため、担当者によって作業時間にバラつき（ムラ）が発生し、結果として特定の作業者や工程にばかり負荷が集中（ムリ）する原因となります。 また、口頭伝承の「コツ」に頼っていると、担当者が不在の際に現場が回らなくなるリスクもあります。

アナログ管理による「現状把握」の遅れ

「改善の第一歩は現状把握から」と言われますが、多くの現場では紙の日報やホワイトボードで管理されています。 「何時何分に段取りを開始し、終了したか」という正確なデータがなく、作業者の記憶や感覚に頼った報告では、ボトルネックの特定が困難です。また、紙からExcelへの転記作業自体が工数のムダとなり、リアルタイムな対策を阻害しています。

情報共有不足による「手待ち時間」

段取り作業そのものだけでなく、「必要な治具が見つからない」「最新の図面がどれかわからない」といった、モノや情報を探す時間も大きなロスです。 他工程との連携がうまくいかず、前の工程が終わっていないために待機が発生するといった「段取り待ち」の状態は、現場全体の生産性を低下させます。

【実践編】段取り時間を短縮する「改善の5ステップ」

では、これらの課題を解決し、段取り時間を短縮するにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、製造業で推奨されている改善フレームワークに沿って、具体的な手順を解説します 。

ステップ1：現状分析と「見える化」

まずは、現状の段取り作業をビデオ撮影やストップウォッチで計測し、全ての動作を洗い出します。 重要なのは、「正味作業（本当に必要な作業）」と「ムダ（探す、迷う、歩く）」を区別することです。しかし、手書き記録では限界があるため、後述するデジタルツールを活用して、正確な実時間を記録することが推奨されます。

ステップ2：内段取りと外段取りの分離

洗い出した作業項目を、「機械を止めないとできない作業（内段取り）」と「止める必要がない作業（外段取り）」に明確に分けます 。 多くの現場では、機械を止めてから材料を探しに行くなど、本来「外段取り」でできる作業を「内段取り」として行っているケースが見受けられます。

ステップ3：内段取りの「外段取り化」

ステップ2で分離した作業のうち、可能な限り多くの作業を「外段取り」へ移行します。

• 事前準備の徹底： 次の製品の治具や材料を、機械の稼働中に手元へ運んでおく。
• 事前セット（プリセット）： 金型や刃物の調整を、機外の測定器で済ませておく。
  これだけで、設備停止時間を大幅に削減できます。

ステップ4：内段取り時間の短縮（改善）

どうしても機械を止めなければならない作業についても、時間短縮を図ります。

• 治具の改良： ボルトの数を減らす、ワンタッチで固定できるクランプを採用する。
• 並行作業： 一人で行っていた作業を複数人で手分けして行い、停止時間を短縮する。

ステップ5：作業の標準化とマニュアル化

改善された手順を「標準作業」として定着させます。誰がやっても同じ品質・時間でできるよう、写真や動画を用いたわかりやすいマニュアルを作成し、共有します。 「段取りチェックリスト」を作成し、作業前に必要なモノ・人・情報が揃っているかを確認する習慣をつけることも、手戻りを防ぐ上で有効です。

デジタルツール（システム）を活用した次世代の段取り改善

手順は理解できても、「毎回の計測や記録が負担になる」「マニュアルを作っても更新されない」という壁にぶつかる現場は多いものです。

そこで有効なのが、工程管理システムによるDX（デジタルトランスフォーメーション）です。

タブレット活用で正確な「実績収集」を自動化

従来、紙の日報に「作業終了：15:00」と丸めて記入していた記録を、タブレットのワンタップ操作に変えるだけで、秒単位の正確な実績データが収集できます 。 「加工時間」と「段取り時間」を区別して記録することで、どの工程で段取りに時間がかかっているかが自動的に可視化され、改善のPDCAサイクルを効率的に回せるようになります。

デジタル手順書による「標準化」の徹底

製品が切り替わるたびに「膨大なファイルの中から正しい紙の手順書を探し出し、差し替える」という作業そのものが、時間を奪うムダな段取りの1つです。システムを活用すれば、製造指図と紐づいた最新の図面や手順書がタブレットに自動で表示されるため、「手順書を探す段取り」自体をなくすことができます。 さらに、熟練者の段取り作業を動画で撮影し、マニュアルとして共有すれば、若手への技術伝承もスムーズになり、作業のバラつき（属人化）を解消できます。

リアルタイム進捗管理で「待ち時間」を削減

各工程の進捗状況がリアルタイムに共有されるため、次工程の担当者は「あと何分で前工程が終わるか」を把握でき、最適なタイミングで段取りを開始できます。 これにより、情報共有不足による「手待ち時間」や「電話確認の手間」が大幅に削減されます。

工程管理システム導入による段取り改善の成功事例

実際に「Smart Craft」を導入し、アナログ管理からの脱却と業務の標準化を実現した企業の事例をご紹介します。

自動車用マフラーやボディ部品などを手がける金属加工部品大手の三恵技研工業様では、かつて生産計画をExcelで作成し、実績は紙に手書きで記録していました。繁忙期には1週間分をまとめて記入することもあり、リアルタイムな現状把握が困難でした。

この属人化を解消し、スピーディーに工程管理の標準化を図るため「Smart Craft」を導入。プレス機ごとに掲示していた紙の作業計画をタブレットに置き換えました。これにより、現場作業者は自分が担当する設備の情報を簡単に絞り込み、「次に何をすべきか」という指示を即座に把握できるようになったため、事前の準備や段取り作業が極めてスムーズに行えるようになりました。

現在では、スマートフォンやタブレットを通じて、各工程の進捗状況をどこからでもリアルタイムで確認できます。情報の行き違いが減少し、製造現場の状況が「誰の目にも明確に見える」ようになったことで、段取りを含めた生産計画の立案や調整が、以前より大きく効率化されています。

▼三恵技研工業様の導入事例 詳細はこちら
https://smartcraft.jp/case/sankeigiken/

まとめ：段取り改善は「計測」と「標準化」から始まる

工程管理における段取り改善は、一朝一夕で成し遂げられるものではありません。しかし、「今、何に時間がかかっているのか」を正確に計測し、「誰でも同じようにできる」標準化を進めることで、必ず成果に繋がります。

重要なのは、これらの活動を現場の負担にしないことです。アナログな管理方法に固執せず、Smart Craftのようなデジタルツールをうまく活用することで、現場は「記録」や「集計」といった付帯作業から解放され、本来の「ものづくり」や「改善活動」に集中できるようになります。

まずは、自社の段取り業務の中にどれだけの「ムダ」が隠れているか、現状を見える化することから始めてみてはいかがでしょうか。

サービスの詳細資料や導入事例もご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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